慣れた人なら大した問題ではないのでしょうが、ここでは入門編ということで紹介します。

企業に勤務していると、まず英文でのメールをやり取りする事から始まるのが多い様です。
英文メールに慣れてきましたら、本格的なビジネスレターの習得と言うステップを踏みましょう。

ｅメールと言うのはあくまで簡易的な連絡手段です。
正式なビジネスレターが書けてこそ一人前の国際的なビジネスパーソンではないでしょうか。

ｅメールにもありますが、ビジネスレターにも同じ様な基本フォーマットがあります。
基本さえ身につければ、あとは応用なので段々慣れていきます。

◎　ビジネスレターの構成

１．レターヘッド（Letterhead）
２．日付（Date）
３．宛先（Inside Address）
４．宛名（Attention Line）
５．頭語（Salutation）
６．件名（Subject）
７．本文（Body）
８．結語（Complimentary Close）
９．署名（Signature）
１０．差出人（sender/addresser）
１１．ＩＤイニシャル（Identification Initials）
１２．同封物（Enclosure/Attachment）
１３．写し、送付先（cc:/CC/Copy to）
１４．追伸（P.S./PS）

しかし企業や業種、職務内容によって、必ずしも取引先や相手が英語圏の方だとは限りません。

国際的な共通スタイルをマスターすれば、その形を応用することで、問題なくビジネスレターの作成が可能になるでしょう。

ビジネスレターは３つの基本原則と言えます。

１．形式、基本構成に沿って作成する。
２．失礼が無い様に、丁寧な言葉を使う。
３．簡潔、正確、丁寧な文章を心がける。

日本でも当たり前と思いますが、以上の３つを守れば英語に限らず世界万国で通用するのです。

英語や他国語だからといって緊張せずに、日本語でレターを構成する場合を想定しながら雛型を作成してみると良いでしょう。

英語のビジネスレターの記述として注意するべき事は
基本原則にもある「丁寧な言葉使い」です。
難しいとは思いますが英語にも当然丁寧な言い回しや表現、敬語が存在します。

英会話での話す言葉と文書を書く言葉にも大きな違いがありますので、例文などでよく調べて間違いのない様にしたいです。

また、英語のビジネスレターで日本と違う所は、率直な表現を心がける様にすることです。
遠まわしな言い方が美化される文化ではないので的確に、具体的にはっきり表現しましょう。

文書の書き方や構成には、日本語と同じ様に英文の場合も雛型があります。
形式とコツさえつかんでしまえば、どんな文書でもそれほど困らずに応用できると思います。

日本での文書と同じ様に最低限書かなければならない事がありますので、ビジネス文書を作成するポイントを紹介したいと思います。

宛先（会社名も含む）に始まり、日時、送付先名を記入したら、本文に入るのですが、件名、頭語、主文、結語と構成されます。
更に付け加えたい内容があれば副文や添付文書などを添えます。

上記の事は文書を記入する前に知っておくべき構成になるのですが、その中でも特に重要なのは主文をどう書くかと言う事でしょう。
初めての相手に送付する場合、第一印象が文書と言う事になるのですから、相手にどういった印象を与えるかが大切なのです。

主文を記述する上でのポイントを考えてみましょう。

構成はごくシンプルに、１文書、１用件、１枚としましょう。
件名も出来るだけ趣旨を簡潔に、短く、正確にします。
そしてだらだらと記入せず、結論から記入する様心がけます。
６Ｗ２Ｈを基本に、好印象を与えられる様に敬語を正しく使用し、最後には必ず見直しをして下さい。

簡単そうに思えますが案外難しいものです。

どんな企業でもメールは仕事を行う上で必要不可欠なツールです。
しかし、日常茶飯事に使用しているので、ついつい気軽に考えて安易に送付したり、感情的な表現をしたりしがちです。

手紙や文書を書く事が苦手な方が増えている中、パソコンのみならず携帯電話でもごく普通に飛び交っているメールですが、ビジネスで使用される、しかも英文でのメールとなると、同じ様に安易に送付する訳にはいきませんよね。

ｅメールの基本的な定型パターンは日本語でも同じなので、良く理解してしっかりした文書を送付しましょう。

ポイント１．全て左寄せで書きます。

ポイント２．下記の順番に記入します。

「宛先」送付先の会社名、メールアドレス。
「件名」内容が想像できる様に簡潔に記入します。
「相手名」
「頭語」拝啓、にあたる　Dear ××など。
「前文」簡単な挨拶を記入します。
「本文」簡潔、正確、丁寧に。
「末文」補足や謝辞。
「結語」敬具（Sincerely,）です。
「差出人」差出人名や会社名など。

以上のステップで記入すれば問題無いでしょう。

上記はビジネスにおける基本的なメールの書き方ですので繰り返し記述する事で基本が身に付き、自然と記入出来る様になるでしょう。
英文のみならず日本語でのメールの質も向上するといいですね。

とはいえ日本語でも難しいのですから、それが英語で、しかもビジネスで使用する場合には、間違いでは済まされませんので失敗は許されません。

グローバル化と比例してインターネットでの英語文例集も、色々なシチュエーションを想定して準備されていますので大いに活用できます。
お気に入りに登録しておけば、いざという時には強い味方になってくれるでしょう。

ご自分に合ったものを検索して見て下さい。

■　ビジネスイングリッシュ・オンライン

一般的な基本の表現から商談における基本表現までを、一部音声も交えて紹介してくれます。

■　EIGO de Mail
「ビジネスメール自動作成サイト」となっており、基本的な例文に名前などを入力すると自動的に文章を作成してくれます。メール作成時の注意点や文例なども紹介されています。

■　スペースアルク
ビジネスシーンに最適な文例を紹介しています。
こちらも音声が再生出来ますのでヒヤリングによる習得も出来ます。

なかなか普段使わない英語をずっと覚えておく事は難しいですよね。
また、利用頻度の低い言葉を、多忙な毎日の中で覚えておく必要もないのではないでしょうか。
この様にツールを準備しておく事でビジネスシーンにおける「いざ」と言う時に備えておきたいものです。

グローバル化と深い関係を持つＩＴ化の躍進により、今や瞬時に世界各国との取引が可能になっています。
この様な時代で、得意先から届いたメールを辞書や翻訳ソフトでいちいち解読していては、いくら時間があっても足らないでしょう。
当然の事ですが「出来るビジネスパーソン」は時間を大切にしますし、翻訳に時間がかかるなら何とか改善したいと思っているはずです。

「日商ビジネス英語検定」は特にWriting能力を重視した試験内容となっています。
ランク付けは１級～３級とされています。

■３級
「入社前に身につけるべき英語によるビジネスコミュニケーションの基礎的な能力」
常識、入門知識、英語による文書や取引の基礎など
最低限の範囲で覚えておいた方が良い内容の出題となります。

■２級
「入社前または、入社後１、２年以内に身につけるべき英語によるビジネスコミュニケーション能力」

実務で使用されている英文のｅメールやレター、企画書などの作成、国際マーケティング関連の出題です。

■１級は
「豊富な海外取引の実務経験があり、英語による十分なコミュニケーション能力を有する」

本格的なスキルの習得が必要ですが、その分取得している効果も大きいでしょう。

「英語の検定」と言われて頭に浮かぶのはＴＯＥＩＣやＴＯＥＦＬですよね。
世界共通とも言われているこの２つの検定は、入社、昇進、昇格の必須スキルとしている企業も多く、スコアによる重要なスキル証明となっています。
また、自分の英語力を客観的に把握するためにも役立てることができます。
これらの検定に対応した教材やスクールもありますので目標に合わせて選定し、着実にスキルアップしたいです。

その他にも英語の検定は下記の様に様々存在します。

一度は耳にした事もあると思いますが、省略して「英検」と言われている「実用英語技能検定」は、子供から受験ができる日常英語能力の検定です。

ビジネスパーソン向けには、「日商ビジネス英語検定」と言うものがあります。
この検定の目的としては、国際ビジネスのコミュニケーション手段として英語を活用できる人材の育成となっています。
階級はごく基礎的な３級からかなり実用的な１級までの３ランクとなっています。
試験方法がインターネットによるネット検定試験と言うのは嬉しいですよね。

専門的なビジネス検定には、「ビジネス通訳検定」、「ビジネス英語通訳士」、「ビジネス英語翻訳士」、「英文速記」など様々です。
自分のスキルアップに着実につながる検定を選んでください。

では英語での文書構成について考えていきましょう。

１．レターヘッド「Letterhead」

提出先や取引先の会社名、住所、電話、メールアドレスなど、又、自分の同内容を記入します。

２．日付「Date」

きちんと英文での表記をします。
アメリカと英国、ヨーロッパでは表記方法が異なるので注意します。

３．宛名「Inside Address」

提出先の相手の名前を記入します。

４．頭語「Salutation」

Dear××で始めますが、フルネームで書かない様にします。

５．件名「Subject」

すぐ用件が分かる様に簡潔に記入します。

６．本文「Body」

７．結び「Complimentary Close」

Sincerely,と記入します。

８．署名「Signature」

ご自分の名前を記入します。

基本の構成はこの様になっていますが、日本語と同じで重要なのは簡潔な件名、文書なので良く考えて記述します。

特にビジネスにおいては専門的な用語もありますし、商談の会話の中での「言い回し」に気を使わなければなりません。
自分ではそんなつもりは無くても、相手に悪い印象を与えてしまった場合、英会話で言い訳をする事も出来ませんね。

でもいつ自分に英会話での仕事が与えられるか分かりませんし、やはり準備はしておきたいものです。
いうまでおないことですが、ビジネスにおいては、自分が会社を代表する立場でもあるのです。

英会話を覚えてスラスラと口から出てくるなんて事は無理でしょうから「ビジネス向けの英会話集」を身につけておくのはどうでしょうか？
沢山存在する「英会話集」からご自分に合ったものを根気良く探して頂きたいですが、少し比較してみましょう。

書籍としては国際観光振興会出版の「コンベンション実用英会話集」があります。
事例に応じた専門用語や表現が記述されていて、国際会議などのコンベンション専用の英会話集です。

また携帯や検索がしやすい電子辞書では、「CASIO Ex-word XD-M600」があります。
日常的な英会話は勿論のことビジネスにも対応できる英会話も収録されています。

色々なツールがありますが、ご自分が自信を持って英会話が出来る事が一番です。
いざと言う時に頼れるツールに出会えると良いですね。

基本として、日本でのビジネスにおける「自己紹介」を頭に思い浮かべて考えていきましょう。

中学校レベル、今は小学校で教えていますか。
いきなり「My name is ××」（私の名前は××です）
と言ったあいさつで良いでしょうか？
日本ではありえませんね。
名前は「ああ××さんか・・」と分かるでしょうが、ただそれだけです。

ビジネスにおける「自己紹介」に最低必要なのは以下の項目ではないでしょうか？

１．名前
２．会社名
３．所属部署や肩書き
４．職種や役割

簡単な英会話ですし、一度自己紹介をした人には次に会った時は必要ありませんので、あなたの「自己紹介」の方法は一つで良いのです。
反復的に練習すればものの一週間で習得できるでしょう。

又、外国人に限らず、あいさつの基本は「アイコンタクト」です。
失礼の無い様に、相手の目をしっかりと見てはっきりとあいさつをすると相手には好印象を与えます。
もぞもぞしないで自信を持ってあいさつや「自己紹介」をしたいです。

英語が苦手と言うより、全く喋れない人にとっても、いつ外国人から電話がかかってくるかも知れませんからね。
ビジネスシーンにおいて英語での電話がかかってきた場合、流暢な英会話で対応ができれば周囲にも会社にも認められますね。

グローバル化が進む中で海外との交渉や取引は企業の発展にとっては必須です。
外国人と基本的な電話応対が出来る位にはなっていたいですし、会社もそれを求めると思います。

たかが電話でしょうが、相手の顔が見えなく、受け答えだけであなたやあなたの会社の体制が判断されてしまいます。
大げさに言うと電話での応対が商談や取引の判断材料にされてしまう事だってあると思います。

忙しいビジネスパーソンにとって時間は大切でしょうし、なかなかスクールには通えません。
インターネットでは沢山のビジネス英語に関する情報や例文が載せられており、ちょっとやる気になれば案外楽しいものです。
限られた時間の中で有効に英会話を習得したいものです。

色々なサイトがありますが、例を挙げてみると
「ALL about」や「ビジネスなんでもイングリッシュ」などがあります。
ウェブカメラなどを利用して、以外に快適に英語を学べると思いますよ。

世界の最先端を行き、様々な国の人々が往来する「東京」のビジネスパーソンはどの様に英会話のスキルを習得しているのでしょうか？
もちろん中学、高校、大学でと言った人も多いですが、最先端を行く東京だからこそ英会話のスクールが相当数存在します。
生徒確保の為、様々なコースやアピールポイントを準備し激しい競争となっています。

例えばスクールの一つ「Wall Street Institute」では、他スクールの様に回数制では無く「上達したいレベル（目標毎）」でのコースを準備しています。
明確な目標設定があるからこそ、それに見合ったカリキュラムで構成され、最短で修得が出来ます。
もしも目標達成出来なかったら無料延長なども行ってくれますので人気が高いスクールです。

他に有名なスクールとしては、「神田外語キャリアカレッジ」があります。
このスクールでは、企業に向けたオーダーメイドの研修を行ってくれます。
専門講師による企業単位でのしっかりした研修が行えます。
自分のライフスタイルに合わせて、快適に英語を学べる環境を見つけましょう。

ビジネスにおける電話の一般的な受け答えを日頃から準備し覚えておいて、整理して引出しに入れておくだけでも効果があると思います。

相手先にも失礼が無い様に、望む事ならしっかり受け答えができて好印象を与えられると良いですね。
「あそこの会社には電話をかけるのは嫌だな・・」なんて思われない様にしたいです。

英語での電話の受け答え

◇基本的な受け答えの流れ

１．あいさつをします。
「もしもし」Hello.
「おはようございます」Good morning.
「こんにちは」Good afternoon.

２．会社名を名乗ります。
「××会社です」This is ×× company.

３．「お名前を伺って宜しいでしょうか」May I ask who is calling ?

４．用件を承る。
「ご用件を承ります」How can I help you ?

５．関係部署へ繋ぐ。
「どの部署にお繋ぎ致しましょうか」What department, please ?

６．「誰にお繋ぎ致しましょうか」Whom would you like to speak to ?

７．「少々お待ち下さい」Hold on, please.