役に立つ文書作成にはコツがある

仕事上の文章は、ちょっとしたミスでも混乱をまねくことがあるので、十分注意が必要です。
ましてやビジネス英語で文書を書くのは、慣れた人でなければなかなかうまく出来ません。

文書の書き方や構成には、日本語と同じ様に英文の場合も雛型があります。
形式とコツさえつかんでしまえば、どんな文書でもそれほど困らずに応用できると思います。

ひと言でビジネス文書と言っても、企業間のコミュニケーション手段であり、商談や交渉と言った重要な行為なのですから、しっかりした文書を送付したいですね。

日本での文書と同じ様に最低限書かなければならない事がありますので、ビジネス文書を作成するポイントを紹介したいと思います。

宛先（会社名も含む）に始まり、日時、送付先名を記入したら、本文に入るのですが、件名、頭語、主文、結語と構成されます。
更に付け加えたい内容があれば副文や添付文書などを添えます。

上記の事は文書を記入する前に知っておくべき構成になるのですが、その中でも特に重要なのは主文をどう書くかと言う事でしょう。
初めての相手に送付する場合、第一印象が文書と言う事になるのですから、相手にどういった印象を与えるかが大切なのです。

主文を記述する上でのポイントを考えてみましょう。

構成はごくシンプルに、１文書、１用件、１枚としましょう。
件名も出来るだけ趣旨を簡潔に、短く、正確にします。
そしてだらだらと記入せず、結論から記入する様心がけます。
６Ｗ２Ｈを基本に、好印象を与えられる様に敬語を正しく使用し、最後には必ず見直しをして下さい。

簡単そうに思えますが案外難しいものです。

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