文書構成の常識あれこれ

現代社会のビジネスにおいては、メールや文書を英語で書く事も多いです。
日本語で記述する場合は何も問題ありませんが、英語で文書を作成するとなると、うまく相手に伝えなければなりませんし、結構な時間考え込んでしまいます。
まずその書式からして、慣れない人には難しく思われることでしょう。

案外日本語での文書作成も、要点だけおさえた物でなく、つらつらと余分な事を書いているかも知れません。
英語での文書作成を考えるこの機会に、相手に伝わりやすい文書構成を身につけたいと思います。
分かりやすい文書は上司や取引先の興味を引き付ける事も出来ますし、評価も上がるでしょう。
ビジネスシーンにおいて、伝達能力は何にも勝る有力な武器です。

では英語での文書構成について考えていきましょう。

１．レターヘッド「Letterhead」

提出先や取引先の会社名、住所、電話、メールアドレスなど、又、自分の同内容を記入します。

２．日付「Date」

きちんと英文での表記をします。
アメリカと英国、ヨーロッパでは表記方法が異なるので注意します。

３．宛名「Inside Address」

提出先の相手の名前を記入します。

４．頭語「Salutation」

Dear××で始めますが、フルネームで書かない様にします。

５．件名「Subject」

すぐ用件が分かる様に簡潔に記入します。

６．本文「Body」

７．結び「Complimentary Close」

Sincerely,と記入します。

８．署名「Signature」

ご自分の名前を記入します。

基本の構成はこの様になっていますが、日本語と同じで重要なのは簡潔な件名、文書なので良く考えて記述します。

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